Розробка CRM для онлайн-школи «Піфагор»

Цілі проєкту

• Звести розрізнені процеси (учні, групи, оплати, комунікації) в одну систему.
• Автоматизувати взаємодію з батьками/учнями: нагадування, рахунки, повідомлення.
• Дати кураторам і викладачам інструменти щоденної роботи без «танців» з таблицями.
• Підготувати технічний фундамент для подальшого зростання (кабінети, аналітика).

Архітектура і технології

• Front-End: Vue.js (Nuxt.js)
• Back-End: NestJS (Node.js)
• База даних: PostgreSQL
• Інфраструктура: контейнери, середовища для тесту/продакшену, CI/CD; S3-бекупи.

Обрана архітектура дає швидкий інтерфейс для кураторів, гнучкі REST/WS-інтерфейси для інтеграцій і надійний транзакційний шар для обліку оплат та історій відвідувань.

Модулі CRM

Після аналізу вимог клієнта та огляду інших CRM-систем ми вирішили використати модульний підхід: кожен ключовий процес винесли в окремий блок (учні, оплати, групи, комунікація), а вже потім зв’язали їх між собою в єдину систему. Це зробило CRM зрозумілою для команди та легкою у масштабуванні.

База учнів

У модулі зібрано детальні картки кожного учня: ПІБ, контакти дитини та батьків, країна проживання, клас, група, викладач, куратор, загальний статус («активний/пауза/неактивний»), статус оплати та примітки. Список учнів фільтрується за статусом, класом, куратором, викладачем чи країною. Куратор може швидко знайти потрібного учня та виконати дії — змінити статус навчання, додати або прибрати учня з навчальної групи або додати чи перевірити оплату учня.

Навчальні групи

Куратори створюють і редагують групи із зазначенням назви, предмету, часу занять, класу та рівня. В групу додаються учні, обирається формат («групові», «індивідуальні» чи «курси»), і група прив’язується до викладача й куратора. Візуальний розклад дає змогу бачити заповненість кожної групи, додавати чи переносити учнів та керувати їх статусами навчання.

Історія оплат

Система веде календарну історію абонементів: дата старту й завершення, сума, кількість занять, бонусні заняття та терміни дії, а також статуси рахунків («надіслано», «в процесі», «оплачено», «не оплачено»). Інтеграція з WayForPay дозволяє автоматично виставляти рахунки, фіксувати оплату і нараховувати заняття на баланс учнів, а CRM надсилає батькам нагадування про наближення платежу.

Комунікація

Індивідуальні Telegram‑ та Viber‑акаунти кураторів та інших користувачів підключені до CRM через офіційну бібліотеку та сервіс E‑chat. Листування з учнями відбувається з вікна CRM, а система дозволяє надсилати автоматичні повідомлення й нагадування. Такий підхід економить час кураторів і створює єдине поле взаємодії з клієнтами.

Сповіщення

Система сповіщень інформує користувачів про всі важливі події. Іконка дзвіночка показує кількість непрочитаних, а при натисканні відкривається панель із вкладками «Непрочитані» та «Прочитані».
Типи сповіщень:

• Нове повідомлення — інформує адміністратора/куратора про вхідний меседж у Telegram/Viber.
• Успішна оплата — куратор бачить дані про оплату учня (сума, метод, дата) і може одразу перейти до розділу «Оплати».
• Новий учень — сповіщення для куратора та викладача, що у групу додано нового студента.
• Зворотний зв’язок — нагадування після 1-го та 4-х занять для збору фідбеку від учня/батьків.
• Журнал відвідувань — викладач отримує нагадування за 5 хвилин до завершення заняття, щоб внести присутність.

Кожне сповіщення має іконку, заголовок, текст-прев’ю та час/дату, а клік веде безпосередньо на потрібну сторінку.

Історія змін

Для клієнта було критично важливо мати повну прозорість усіх процесів у школі. Тому ми реалізували журнал змін, який фіксує кожну дію в системі.

• Повна хронологія: у картках учнів і груп зберігається історія подій за весь час роботи. Навіть через рік адміністратор може відкрити профіль і побачити, хто і коли оновлював дані, переносив учня в іншу групу або змінював статус.
• Фінансові події: кожна успішна чи невдала оплата відображається з деталями (дата, сума, спосіб оплати). Це дозволяє швидко відстежувати фінансову історію конкретного учня.
• Відвідуваність і навчання: система фіксує відмітки викладачів у журналах та автоматичне списання занять із балансу.

Журнал змін став однією з ключових вимог клієнта, адже завдяки йому можна відновити повну картину подій навіть через тривалий час. Це особливо корисно у випадках, коли потрібно розібратися в спірних ситуаціях (наприклад, чому не нарахувалася оплата чи хто змінив статус учня).

Дизайн і UX

Оскільки ми використовували Nuxt.js і готову бібліотеку елементів, основним завданням було адаптувати стиль під айдентику школи та правильно розмістити всі елементи. Головний фокус — зробити систему максимально зрозумілою для кураторів і викладачів.

Ми реалізували кілька ключових UX-рішень:

• Зручна структура модулів: окремі блоки для учнів, оплат, груп і комунікацій з логічними переходами між ними.
• Єдиний стиль: усі елементи інтерфейсу приведені до айдентики школи, щоб система виглядала цілісно.
• Простий «операційний» інтерфейс: головне — швидко знайти учня, переглянути статуси та оновити інформацію без зайвих кроків.

Інтеграції

Щоб CRM працювала не як окремий інструмент, а як центр всієї екосистеми школи, ми підключили зовнішні сервіси та зробили автоматизацію ключових процесів. Завдяки цьому більшість рутинних задач (від комунікацій до оплат і резервного копіювання) виконуються автоматично, а команда отримала єдину точку доступу до всієї інформації.

Telegram / Viber

• Телеграм підключили нативно через бібліотеку: двосторонні діалоги, мультимедіа, статуси доставки, пошук у чатах.
• Вайбер — через сервіс E-chat: стабільна доставка й централізація історії.

KeyCRM → Піфагор CRM

• Ліди з відділу продажу (KeyCRM) автоматично створюють картки у нашій CRM. При зміні статусу ліду на «Став учнем» — система автоматично створює профіль учня і підгягує всю доступну про нього інформацію: групу і куратора, ПІБ, дані про оплату навчання і про батьків і їх контакти. Це дозволяє повністю виключити ручне перенесення данних з однієї системи в іншу.

WayForPay

• Інтегрована платіжна система: інвойси, webhook-події, статуси оплат, часткові/повні оплати, контроль періодів абонементів та автоматичні нагадування батькам і учням про необхідність оплатити навчання.

AWS Backups

• Автоматичні резервні копії БД у AWS (шифрування, ротація, перевірка відновлення) — захист від втрати даних і швидке відновлення у разі інцидентів.

Імпорт даних

Оскільки у школи вже була велика база учнів, груп, кураторів і викладачів у форматі Google-таблиць, ми розробили спеціальний скрипт для автоматичного імпорту. Це дозволило перенести всю інформацію в нову CRM без ручного введення, уникнути помилок і заощадити команді десятки годин роботи.
Система також перевіряє дані на дублікати й коректність, щоб після імпорту база була чистою, структурованою та готовою до подальшої роботи.

Тестування та запуск

Оскільки CRM для школи «Піфагор» охоплює десятки бізнес-процесів і не , тестування стало окремим великим етапом проєкту. Ми перевіряли не тільки окремі функції, а й логіку взаємодії між усіма модулями, щоб система працювала без збоїв у реальних умовах.

Функціональне тестування

Кожен модуль (учні, оплати, групи, сповіщення, чати) проходив детальну перевірку: створення й редагування даних, зв’язки між сутностями, правильність відображення інформації. Особливу увагу приділили критичним сценаріям — списанню занять, змінам статусів, обліку оплат і комунікації через Telegram/Viber.

Логіка бізнес-процесів

Ми моделювали реальні ситуації, які виникають у школі:

• перехід учня з однієї групи в іншу,
• навчання учня в декількох групах одночасно,
• відмітка відвідування й списання занять з балансу,
• різні методи і варіації оплати,
• інтеграція лідів з KeyCRM,
• нагадування батькам після певної кількості занять,
• безліч інших менш розповсюджених але не менш важливих сценаріїв.

Це дозволило перевірити, що система поводиться передбачувано і не створює збоїв у роботі кураторів та викладачів.

Автоматизовані й інтеграційні тести

Ключові процеси були покриті автотестами (оплати, створення груп, повідомлення), а також проведено інтеграційне тестування із зовнішніми сервісами — WayForPay, AWS, E-chat.

Навантажувальне тестування

Ми імітували роботу десятків користувачів одночасно: масові імпорти з таблиць, розсилки, оновлення статусів, роботу чатів. Це дозволило виявити вузькі місця й оптимізувати продуктивність.

UX-тестування

Куратори та викладачі з боку клієнта брали участь у перевірці інтерфейсу: наскільки легко знайти потрібну інформацію, скільки кліків займають типові дії, чи логічно розташовані елементи. На основі їхнього фідбеку ми внесли низку змін у дизайн.

Результат: система була запущена без критичних збоїв, а користувачі отримали стабільний інструмент, готовий до щоденного використання навіть при великих навантаженнях.

Після розгортання наша команда надавала супровід перші тижні роботи, щоб оперативно реагувати на будь-які питання.

Висновок

Розробка CRM для школи «Піфагор» стала справжньою трансформацією внутрішніх процесів. Ми замінили громіздкі таблиці на сучасну платформу, що об’єднує всі ключові напрямки: управління учнями, групами, оплатами та комунікаціями. Завдяки інтеграціям і автоматизації щоденні задачі кураторів і викладачів стали швидшими та простішими, а керівництво отримало прозору систему з історією змін і надійним контролем даних.

Проєкт довів: правильно побудована CRM — це не лише про зручність, а й про фундамент для масштабування, розвитку нових сервісів та підвищення якості навчання.